Groups & Event Manager

Description de l'entreprise

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Ayez l’opportunité de devenir un Heartist®, et laissez votre coeur vous guider dans ce monde où la vie bat plus fort.

Description du poste

Le/la Groups & Events Manager est responsable de la prise en charge et du suivi des demandes de groupes et d’événements des entreprises, de leur réception jusqu’à leur réalisation. Il/elle saisit et suit les demandes dans le système de réservation, prépare les offres commerciales, coordonne les différents départements et veille au bon déroulement des prestations, afin de garantir la satisfaction client et le développement du chiffre d’affaires Groupes & Events.

Missions Principales :

• Prospecter de nouveaux clients afin de développer le portefeuille commercial de l’hôtel.

  
  

• Recevoir et traiter les demandes de groupes et d’événements.

  
  

• Analyser les besoins du client : dates, nombre de participants, hébergement, salles, restauration, pauses, équipements et autres prestations.

  
  

• Vérifier les disponibilités des chambres, espaces et prestations.

  
  

• Assurer la mise à jour régulière des informations et du statut des dossiers.

  
  

• Effectuer le suivi des demandes jusqu'à leur confirmation ou leur clôture.

  
  

• Assurer un suivi rigoureux du pipeline Groups & Events.

  
  

• Préparer les propositions commerciales adaptées aux besoins des clients.

  
  

• Vérifier les tarifs, conditions et disponibilités en coordination avec la Direction Sales & Marketing.

  
  

• Assurer le suivi des propositions envoyées.

  
  

• Suivre les modifications, annulations, confirmations et échéances.

  
  

• Veiller au respect des conditions de réservation et de paiement.

  
  

• Assurer la transmission des informations nécessaires aux équipes concernées.

  
  

• Maintenir une documentation complète et actualisée de chaque dossier.

  
  

• Une fois l'événement ou le groupe confirmé, assurer la coordination avec les départements concernés.

  
  

• Préparer et diffuser les informations opérationnelles nécessaires.

  
  

• Vérifier que les demandes spécifiques du client sont prises en compte.

  
  

• Suivre les deadlines : rooming list, menus, garanties, acomptes, équipements, signalétique, etc.

  
  

• Anticiper les éventuels problèmes et assurer leur résolution avec les départements concernés.

  
  

• Être l'interlocuteur privilégié du client pour son dossier Groups & Events.

  
  

• Assurer une communication régulière et professionnelle.

  
  

• Comprendre et anticiper les besoins du client.

  
  

• Gérer les demandes particulières et changements de dernière minute.

  
  

• Veiller à la qualité du service et au respect des engagements pris.

  
  

• Recueillir les feedbacks après la prestation.

  
  

• Développer la relation avec les clients afin de favoriser le repeat business.

  
  

• Assurer le suivi sur place selon la nature et l'importance de l'événement.

  
  

• Coordonner rapidement les éventuels ajustements avec les équipes opérationnelles.

  
  

• Veiller à la satisfaction du client tout au long de la prestation.

  
  

• Suivre la valeur financière des dossiers Groups & Events.

  
  

• Contrôler les conditions commerciales appliquées.

  
  

• Suivre les acomptes et garanties en coordination avec Finance.

  
  

• Veiller à la bonne facturation des prestations.

  
  

• Suivre le chiffre d'affaires généré par les groupes et événements.

  
  

• Identifier les opportunités d'upselling : chambres, restauration, salles, spa, activités et autres prestations

  
  

Qualifications

Profil Recherché:

De formation Bac + 3/5 en hôtellerie, tourisme, commerce évènementiel ou domaine similaire

Une formation en Sales ou Hospitality Management constitue un atout

Expérience de 3 à 5 ans d’expérience dans l’hôtellerie, idéalement en Groups & Event, Sales Reservations ou Banquet.

Une expérience dans un hôtel 4★/5★ ou environnement international est appréciée.

Bonne maîtrise du processus de réservation Groupes & Events.

Maîtrise d'un PMS / système de réservation hôtelier.

Maîtrise de Microsoft Office.

Solides compétences commerciales et de négociation.

Excellente organisation et gestion des priorités.

Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.

Bonne compréhension des enjeux de revenu et de rentabilité.

Excellentes capacités de communication et de coordination.

Maitrises des langues : Arabe, Français et Anglais.