Assistante de pilotage de projets

Mission principale

Assister le Responsable pilotage de projets dans le suivi opérationnel et administratif des projets immobiliers, en assurant la mise à jour des plannings, le suivi des décisions prises en réunion, la gestion des procès-verbaux et l’organisation des dossiers.

Principales responsabilités et activités

• Suivi des plannings : assurer le suivi des plannings des projets, contrôler les échéances et signaler les retards ou les écarts constatés.

• Gestion des tableaux de suivi : créer, mettre à jour et exploiter les tableaux Excel permettant de suivre l’avancement des projets et les actions en cours.

• Gestion des procès-verbaux (PV) : préparer, rédiger, mettre en forme et diffuser les PV des réunions, puis assurer le suivi des points abordés.

• Suivi des décisions : consigner les décisions prises, identifier les responsables des actions à réaliser, suivre les délais et actualiser leur état d’avancement.

• Gestion documentaire : classer, organiser et archiver les dossiers et documents relatifs aux projets, en garantissant leur accessibilité et leur traçabilité.

• Reporting : préparer des synthèses régulières sur l’avancement des actions, les échéances à venir et les points nécessitant une attention particulière.

• Coordination : assurer la circulation des informations entre le Responsable pilotage de projets et les différents interlocuteurs concernés.

Profil recherché

Formation : formation en gestion, administration, gestion de projets ou domaine équivalent.

Expérience : une première expérience dans le suivi de projets, la gestion administrative ou la coordination constitue un atout.

Compétences techniques :

• Bonne maîtrise d’Excel, notamment des tableaux de suivi, des formules et de la mise à jour des données.

• Bonne maîtrise de Word et des outils bureautiques.

• Capacité à rédiger des PV et des comptes rendus professionnels.

• Maîtrise des méthodes de classement et de gestion documentaire.

Qualités personnelles :

• Rigueur et sens de l’organisation.

• Esprit de synthèse et attention aux détails.

• Réactivité et respect des délais.

• Bon relationnel et capacité à coordonner plusieurs interlocuteurs.

• Discrétion et respect de la confidentialité des informations.