Office & Hr Administration Officer

Job Summary

1. Contexte et finalité du poste

Dans un environnement de société de conseil et dingénierie en forte croissance lOffice & HR Administration Officer assure la coordination et lexécution des activités administratives RH et de la gestion quotidienne du site.

Il/elle contribue à la qualité du parcours collaborateur depuis la préparation de larrivée jusquau départ de lentreprise tout en garantissant la fiabilité des dossiers administratifs la bonne application des procédures internes et la disponibilité des moyens nécessaires au fonctionnement du site.

Le poste combine une dimension administrative RH une responsabilité de coordination des services généraux et une forte orientation service auprès des collaborateurs et des managers.

Lobjectif est de garantir un environnement de travail structuré conforme fonctionnel et adapté à lévolution des effectifs.

2. Missions principales

• Assurer la gestion administrative RH : dossiers du personnel contrats absences visites médicales attestations et suivi des données RH.
• Piloter les processus dintégration et de départ des collaborateurs (onboarding/offboarding) en coordination avec les équipes RH IT et Facilities.
• Contribuer au bon fonctionnement des locaux et des services généraux : gestion des prestataires fournitures commandes maintenance et logistique.
• Assurer le suivi des équipements badges accès et inventaires afin de garantir la sécurité et la traçabilité des actifs.
• Accompagner les collaborateurs dans leurs demandes administratives et contribuer à lamélioration de lexpérience employé.
• Veiller au respect des procédures internes des règles de confidentialité de sécurité et de conformité et participer aux audits et contrôles internes

4. Profil recherché

Formation

• Bac2 à Bac3 en gestion des entreprises administration ressources humaines gestion des organisations ou domaine équivalent.
• Une formation complémentaire en administration du personnel ou Office Management constitue un atout.

Expérience professionnelle

• 1 a 3 ans dexpérience sur un poste similaire idéalement dans une ESN une société de conseil une entreprise dingénierie ou une organisation multisite.
• Expérience en administration RH et gestion administrative des collaborateurs.
• Expérience en coordination de services généraux gestion des prestataires et suivi des moyens de travail.
• Une expérience dans un environnement structuré soumis à des procédures groupe des audits ou des exigences de sécurité est appréciée.

Qualifications :

Compétences techniques

• Bonne connaissance des processus dadministration du personnel.
• Connaissance des principales obligations administratives liées à la gestion des salariés.
• Maîtrise des outils bureautiques notamment Excel Outlook et Word.
• Capacité à tenir à jour des tableaux de suivi et des bases de données administratives.
• Expérience avec un SIRH un outil de gestion des tickets ou un outil de gestion des actifs appréciée.
• Capacité à préparer des reportings des procédures et des supports administratifs.
• Connaissance des processus dachats de commandes et de suivi des fournisseurs.
• Sensibilisation aux règles de confidentialité de sécurité physique et de protection des données personnelles.

Compétences comportementales

• Organisation rigueur et fiabilité.
• Capacité à gérer plusieurs demandes en parallèle et à prioriser les urgences.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Autonomie dans lexécution et capacité à alerter au bon niveau.
• Esprit déquipe et capacité à travailler avec plusieurs fonctions.
• Sens du détail et culture de la traçabilité.

Langues

• Français : courant à lécrit comme à loral.
• Anglais : niveau professionnel souhaité pour les clients lors des visites

Remote Work :

No

Employment Type :

Full-time

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