مدير تشغيل ومتابعة

الهدف من الوظيفة

إدارة ومتابعة العمليات التشغيلية اليومية في الشركة، وضمان سير طلبات الاستقدام وفق الخطط والإجراءات المعتمدة، والتنسيق بين الإدارات والأطراف ذات العلاقة، ومعالجة المعوقات التشغيلية بما يضمن سرعة الإنجاز وجودة الخدمة ورضا العملاء.

المهام والمسؤوليات

· الإشراف على العمليات التشغيلية اليومية ومتابعة سير العمل والتأكد من الالتزام بالإجراءات والسياسات المعتمدة.

· متابعة طلبات الاستقدام منذ استلام الطلب وحتى اكتمال الإجراءات ووصول العمالة وتسليمها للعميل.

· متابعة العقود والطلبات والتأكد من تحديث حالتها بشكل مستمر.

· التنسيق والمتابعة مع مكاتب وشركات الاستقدام الخارجية ومتابعة أداء الموردين.

· متابعة إجراءات العمالة والتأكد من استكمال المستندات والمتطلبات النظامية في الوقت المحدد.

· متابعة حالات التأخير والمشكلات التشغيلية والعمل على حلها بالتنسيق مع الإدارات والأطراف ذات العلاقة.

· الإشراف على فريق التشغيل والمتابعة وتوزيع المهام ومتابعة الإنجاز وتقييم الأداء.

· إعداد التقارير التشغيلية الدورية ورفع مؤشرات الأداء للإدارة العليا.

· متابعة مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) والعمل على تحسين الإنتاجية وتقليل التأخير والأخطاء.

· متابعة شكاوى العملاء المتعلقة بالعمليات والعمل على معالجتها وإغلاقها في الوقت المناسب.

· التأكد من جودة البيانات وتحديث الأنظمة والملفات الخاصة بالطلبات والعملاء والعمالة.

· التنسيق مع إدارات المبيعات وخدمة العملاء والمالية والموارد البشرية لضمان تكامل العمليات.

· اقتراح وتطوير الإجراءات التشغيلية التي تساهم في رفع جودة الخدمة وتقليل وقت إنجاز الطلبات.

· إعداد خطط العمل والمتابعة اليومية والأسبوعية والشهرية للقسم.

· تنفيذ أي مهام أخرى ذات علاقة بالعمل يكلف بها من الإدارة.

Skills

المؤهلات والخبرات المطلوبة

· مؤهل جامعي مناسب في إدارة الأعمال أو الإدارة أو التشغيل أو أي تخصص ذي صلة.

· خبرة لا تقل عن 3–5 سنوات في مجال التشغيل والمتابعة، شرط أساسي في شركات الاستقدام أو الموارد البشرية أو الخدمات ذات العلاقة.

· خبرة سابقة في الإشراف على فرق العمل وإدارة العمليات.

· معرفة جيدة بإجراءات الاستقدام وآلية متابعة الطلبات والعقود.

· مهارات عالية في المتابعة والتنظيم وإدارة الوقت.

· القدرة على تحليل المشكلات واتخاذ القرارات المناسبة.

· إجادة استخدام برامج Microsoft Office، وبالأخص Excel.

· مهارات جيدة في إعداد التقارير ومؤشرات الأداء.

· مهارات ممتازة في التواصل والتنسيق والتفاوض.

· القدرة على العمل تحت الضغط ومتابعة عدة ملفات في الوقت نفسه.

· يفضل إجادة اللغة الإنجليزية، خصوصًا في التعامل مع مكاتب وشركات الاستقدام الخارجية.