مساعد تنفيذي

يتولى المساعد التنفيذي تقديم الدعم الإداري والتنظيمي والتنسيقي للمدير التنفيذي، بما يسهم في ضمان سير العمل بكفاءة وفعالية. كما يتولى تقديم الدعم الإداري لمجلس الإدارة واللجان المنبثقة عنه، من خلال تنسيق الاجتماعات، وإعداد الوثائق، وتيسير التواصل، ومتابعة تنفيذ القرارات، بما يضمن تبادل المعلومات في الوقت المناسب، ودقة حفظ السجلات، وفعالية المساندة الإدارية.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

الدعم التنفيذي

· تقديم الدعم الإداري اللازم للمدير التنفيذي.

· إدارة جداول المواعيد والمراسلات والاجتماعات والوثائق الخاصة بالإدارة التنفيذية وتنظيمها.

· إعداد التقارير والعروض التقديمية والمذكرات الإحاطية وفقاً لمتطلبات العمل.

دعم مجلس الإدارة واللجان

· تنظيم اجتماعات مجلس الإدارة واللجان المنبثقة عنه، بما يشمل إعداد جداول الأعمال وتعميمها، وتجهيز الوثائق والمستندات الداعمة، وتنسيق حضور المشاركين، وترتيب الجوانب اللوجستية، بالتعاون مع أمين سر مجلس الإدارة ورؤساء اللجان المعنية.

· توفير الدعم الفني والتنظيمي للاجتماعات المنعقدة عبر الإنترنت، بما في ذلك إعداد الاجتماعات وتسجيلها وتعميم تسجيلاتها على الجهات المخوّلة، حسب الاقتضاء.

· إعداد محاضر الاجتماعات، وتنسيق مراجعتها واعتمادها، وتوزيع نسخها النهائية على الجهات المخوّلة.

· حفظ سجلات الاجتماعات وتنظيمها، ومتابعة القرارات والإجراءات المطلوب اتخاذها لضمان تنفيذها.

التنسيق والتواصل

· تيسير التواصل والتنسيق بين الإدارة التنفيذية وأعضاء مجلس الإدارة والموظفين والجهات الخارجية ذات العلاقة.

· تنسيق الاجتماعات والزيارات الرسمية وأنشطة الجمعية.

· متابعة المهام الموكلة والمواعيد النهائية المحددة لإنجازها، وإبلاغ الجهات المعنية بأي تأخير عند الضرورة.

إدارة الوثائق والسجلات

· حفظ السجلات الإدارية وسجلات الحوكمة وتنظيمها بدقة وأمان، بما يضمن إتاحتها للأشخاص المخوّلين بالاطلاع عليها وفقاً للصلاحيات المعتمدة.

· دعم متطلبات الحوكمة والامتثال من خلال التوثيق السليم، وحفظ السجلات، والتقيّد بالإجراءات والسياسات المعتمدة.

· ضمان التعامل الآمن مع المعلومات السرية والحساسة، والمحافظة على سريتها وحمايتها من الوصول أو الإفصاح غير المصرّح به.

الالتزامات المهنية الأساسية

· أداء جميع المهام وفق أعلى معايير أخلاقيات العمل والأمانة والنزاهة والموثوقية، مع الالتزام التام بالسرية وحسن التقدير والتحفّظ المهني.

· التعامل مع جميع المسائل المتعلقة بالعمل بمهنية عالية، مع مراعاة خصوصيتها ومتطلبات إنجازها ضمن الأطر الزمنية المحددة.

· التحلّي بروح الفريق والالتزام بالعمل الجماعي والتعاون الفعّال مع الزملاء.

Skills

المؤهلات والمتطلبات الوظيفية

· الحيازة على درجة البكالوريوس، وتُعدّ درجة الماجستير ميزة إضافية، مع خبرة مهنية لا تقل عن خمس سنوات في وظيفة مساعد تنفيذي، ويُفضّل أن تكون في مجال تقديم الدعم لكبار المسؤولين التنفيذيين أو لمجالس الإدارة وهيئات الحوكمة.

· التمتّع بمهارات ممتازة في التواصل الشفهي والكتابي باللغتين العربية والإنجليزية، والقدرة على التواصل بمهنية وفعالية مع مختلف المستويات الإدارية والتنظيمية.

· التمتّع بمهارات تنظيمية عالية والقدرة على إدارة مهام متعددة بكفاءة وفعالية، مع إيلاء اهتمام خاص بالتفاصيل وتوخّي الدقة، والقدرة على ترتيب الأولويات والتوفيق بين متطلبات العمل المتنافسة.

· التحلّي بحسن التقدير والمرونة والقدرة على التكيّف مع المتغيّرات، وامتلاك مهارات فعّالة في حلّ المشكلات، ولا سيّما في المواقف العاجلة أو التي تستدعي الاستجابة ضمن مهل زمنية ضيّقة.

· التمتّع بمهارات متميّزة في التعامل مع الآخرين، والالتزام بآداب التعامل المهني، والتحلّي بالوعي الاجتماعي والذكاء العاطفي.

· التحلّي بروح المبادرة والاستقلالية والموثوقية، وإظهار حسّ عالٍ بالمسؤولية والمساءلة، والتمتّع بمهارات الإصغاء الفعّال والقدرة على تحمّل مسؤولية المهام الموكلة وإنجازها.

إجادة استخدام تطبيقات Microsoft Office بدرجة متقدّمة، والإلمام بأدوات التواصل الرقمي وجدولة المواعيد وإدارة الوثائق