سكرتيرة تنفيذية

تتولى السكرتيرة التنفيذية لقطاع المقاولات مسؤولية تقديم الدعم الإداري والتنظيمي عالي المستوى للإدارة العليا (المدير العام، رئيس مجلس الإدارة). تشكل الوظيفة حلقة الوصل الأساسية بين المركز الرئيسي للشركة وإدارات المشاريع (المواقع الإنشائية)، وتدفق المستندات الفنية والمالية مع الاستشاريين والملاك ومقاولي الباطن.

المهام والمسؤوليات التخصصية (المقاولات)

• إدارة الاتصالات الفنية: صياغة وتوجيه الخطابات الرسمية والمراسلات مع الملاك والاستشاريين ومقاولي الباطن.
• متابعة مستندات المشاريع: استلام وتوثيق طلبات معلومات المشاريع (RFIs)، واعتمادات المواد (Submittals)، وأوامر التغيير (Change Orders).
• التنسيق مع المواقع: نقل قرارات الإدارة العليا وتوجيهاتها إلى مديري المشاريع والمهندسين في المواقع الإنشائية فوراً.
• إدارة الجداول والاجتماعات: تنظيم مواعيد المدير مع الموردين والمستثمرين، وإعداد محاضر اجتماعات متابعة المشاريع الدورية (Minutes of Meetings).
• الدعم المالي والتعاقدي: استلام مستخلصات مقاولي الباطن وتوجيهها للإدارة المالية، وحفظ وثائق المناقصات وخطابات الضمان (LG) بسرية تامة.
• تنظيم الجولات الميدانية: ترتيب حجوزات السفر والإقامة وجداول الزيارات الميدانية للمدير التنفيذي إلى المواقع الإنشائية المختلفة.
• الأرشفة الهندسية الرقمية: بناء نظام أرشفة إلكتروني (DMS) يضمن سرعة الوصول للمخططات، العقود، والتقارير اليومية للمشاريع.

المؤهلات والخبرات المطلوبة

• التعليم: بكالوريوس إدارة أعمال، لغات وترجمة، أو إدارة مكاتب (الخلفية المبسطة عن التشييد أو الهندسة تعتبر ميزة إضافية).
• الخبرة: من 3 إلى 5 سنوات في سكرتارية الإدارة العليا، منها سنتان على الأقل داخل شركة مقاولات أو تطوير عقاري.

المهارات التخصصية

• المصطلحات الفنية: دراية جيدة بمصطلحات قطاع الإنشاءات والمقاولات باللغتين العربية والإنجليزية.
• المرونة والتحمل: قدرة عالية على التعامل مع ضغوط العمل وتغير جداول المشاريع وحالات الطوارئ الإنشائية.
• المهارات التقنية: إجادة تامة لحزمة برامج MS Office وأنظمة الأرشفة الإلكترونية، ويفضل برامج إدارة الموارد (ERP).
• الصياغة المهنية: مهارة استثنائية في كتابة الخطابات الرسمية والتقارير بأسلوب دبلوماسي دقيق.

Skills

. مهارات تخصصية في قطاع المقاولات (Industry-Specific Skills)

• فهم المصطلحات الهندسية: استيعاب المصطلحات الأساسية المتداولة بين المهندسين مثل (المستخلصات، التشوينات، الكراسات، أوامر التغيير).
• التعامل مع الوثائق الفنية: القدرة على فرز وتصنيف وثائق المشاريع الهامة مثل طلبات معلومات المشاريع (RFIs)، واعتمادات المواد (Submittals).
• إدراك دورة حياة المشروع: فهم الفارق الإداري بين مرحلة دراسة العطاء والمناقصة، ومرحلة التنفيذ، ومرحلة التسليم الابتدائي والنهائي.
• التعامل مع الجهات الخارجية: اللباقة والدقة في التحدث مع الاستشاريين، الملاك، الجهات الحكومية، ومقاولي الباطن.

. مهارات تقنية ورقمنة (Technical & Digital Skills)

• أنظمة الأرشفة الإلكترونية: إجادة العمل على أنظمة إدارة المستندات (DMS) لضمان عدم ضياع المخططات والخطابات الفنية.
• البرامج المكتبية المتقدمة: احتراف استخدام MS Word للخطابات الرسمية، و MS Excel لجدولة ومتابعة مستخلصات المشاريع ومصروفاتها.
• أنظمة إدارة الموارد (ERP): يفضل توفر خبرة في التعامل مع الأنظمة السحابية (مثل SAP أو Oracle أو Zoho) المطبقة في الشركة لتوجيه المعاملات.
• إدارة القنوات الرقمية: التعامل الاحترافي مع البريد الإلكتروني المؤسسي، وتنظيم الاجتماعات عبر الإنترنت (Teams, Zoom).

. مهارات تنظيمية وإدارية (Organizational Skills)

• إدارة الوقت والأولويات: موازنة المهام بين الطلبات العاجلة للموقع الإنشائي والجدول اليومي للمدير التنفيذي في المكتب الرئيسي.
• المتابعة اللصيقة (Follow-up): ملاحقة مديري المشاريع في المواقع للحصول على التقارير الدورية المطلوبة للإدارة العليا في المواعيد المحددة.
• التنظيم اللوجستي: الكفاءة في ترتيب زيارات وجولات المدير الميدانية للمواقع، بما تشمله من تصاريح دخول، حجوزات، وسيارات.
• إدارة الأزمات المكتبية: التعامل السريع مع التغيرات المفاجئة في مواعيد الاجتماعات نتيجة حالات الطوارئ في المواقع الإنشائية.

. مهارات شخصية وسلوكية (Soft Skills)

• الصياغة اللغوية الدبلوماسية: القدرة على كتابة خطابات رسمية قوية وحاسمة قانونياً باللغتين العربية والإنجليزية دون الإخلال بالعلاقات التجارية.
• السرية والأمانة المطلقة: حماية البيانات الحساسة مثل أسعار عروض الأسعار في المناقصات، والتقارير المالية للشركة، وقرارات مجلس الإدارة.
• الذكاء الاجتماعي واللباقة: مهارة امتصاص غضب المقاولين أو الموردين المتأخرة مستخلصاتهم المالية وتوجيههم للقنوات الصحيحة بهدوء.
• قوة الملاحظة والذاكرة: الانتباه للتفاصيل الدقيقة في التواريخ، والمسميات، والمبالغ المذكورة في الخطابات قبل عرضها على المدير للتوقيع.