Assitante Administrative Junior

Entreprise public cherche une assistante DG

Missions principale :

1. Gestion de l'agenda:

   Planifier et organiser les rendez-vous, réunions et déplacements du directeur général et assurer une coordination efficace entre les différents intervenants.

2. Traitement de la correspondance:

   Recevoir, trier et traiter le courrier électronique, le courrier postal et les appels téléphoniques. Répondre aux demandes courantes ou les rediriger vers les départements concernés.

3. Préparation de documents:

   Rédiger, mettre en forme et relire des documents tels que des courriers, rapports, des présentations et des notes de service.

   Assurer la qualité et la cohérence des documents produits.

4. Suivi des dossiers:

   Assurer le suivi des dossiers en cours, des projets et des initiatives stratégiques de la direction générale.

   S'assurer que les échéances sont respectées et que les actions nécessaires sont entreprises.

5. Gestion des fournitures de bureau:

   Assurer le réapprovisionnement régulier des fournitures de bureau essentielles.

   Gérer les stocks, passer des commandes et vérifier les factures.

6. Organisation d'événements:

   Contribuer à l'organisation d'événements tels que des réunions, des conférences ou des séminaires.

   Coordonner les aspects logistiques, tels que la réservation de salles et la gestion des inscriptions.

7. Support administratif général:

   Fournir un soutien administratif général à la direction générale et à l'équipe de direction. Cela peut inclure la gestion des frais, la préparation de rapports d'activité et la coordination des déplacements des autres membres de l'équipe.

8. Confidentialité et discrétion:

   Traiter les informations confidentielles avec le plus grand soin et respecter la confidentialité des données sensibles.

9. Communication interne:

   Faciliter la communication interne au sein de l'équipe de direction et avec les autres départements de l'entreprise.

   Assurer la circulation fluide de l'information.

10. Veille documentaire:

    Effectuer une veille documentaire sur les sujets pertinents pour la direction générale. Recueillir des informations et des données utiles pour soutenir la prise de décision.