Assistante de Direction

DEFINITION GENERALE DU POSTE :

Les principales missions de l’assistante de direction générale consistent à gérer l’ensemble des flux administratifs entrants et sortants relatifs à l’entreprise, de les traiter, les classer et les archiver. Elles consistent également en la gestion du planning du Directeur général, l’accueil, l’organisation de ses déplacements, la préparation de ses réunions, la communication, le suivi et le traitement du courrier, l’archivage, etc.

L’assistante de direction s’occupe également de l’organisation et de la coordination des informations internes et externes, et également apporter le support nécessaire au fonctionnement des évènements promotionnels, des réunions commerciales ainsi que la réception et la collecte des notes de frais du personnel itinérant et le suivi des actions commerciales.

PRINCIPALES DU POSTE :

• Organiser le planning et contrôler les échéances.

• Organiser ses déplacements professionnels

• Préparer et organiser les réunions

• Participer aux séances de travail et réunions, prendre les notes, rédiger les minutes, les procès-verbaux, les comptes rendus de réunions et les diffuser.

• Rédiger des supports de communication interne (rapport, compte rendu, note...)

• Traiter l'information (collecter, classer et mettre à jour)

• Assurer la transmission des informations en interne et externe (décisions, notes etc.)

• Assurer la gestion administrative des contrats

• Assurer la gestion et le suivi des besoins relatifs aux locaux de l’entreprise

• Saisir des documents numériques

• Réaliser la gestion administrative du courrier

• Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion administrative, classer, pré-archiver les documents de l’entreprise.

• Suivre la circulation des parapheurs

• Assurer l’envoi des ordres du jour, convocations …

• Répondre aux requêtes de la direction commerciale pour la préparation de réunions ou autres évènements ainsi que la réception et collecte des notes de frais du personnel itinérant

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs et interlocuteurs

• Traiter le courrier postal et électronique

• Suivi des actions commerciale pharmacie conformement au process interne (BC- Remise)

Profil recherché:

• Diplôme universitaire.

• Français, Arabe et Anglais (parlé et écrit)

• Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, PowerPoint)

• Minimum de 3 années d’expérience ainsi qu’une culture générale dans le domaine pharmaceutique.

CONDITIONS SPECIFIQUES :

• Très bonnes capacités rédactionnelles et d'expression orale.

• Rigueur, sens de l'organisation et autonomie de travail.

• Sens des priorités et de l’organisation.

• Capacité à prendre des initiatives.

• Capacité à s'adapter aux changements, à faire face à des situations d'urgence.