مساعد شخصي

ملخص الوظيفة

نحن نبحث عن مساعد منظم للغاية، استباقي، ومحترف للمدير التنفيذي للعمليات (COO) لتقديم دعم شامل تنفيذي وتشغيلي ضمن شركة استشارات هندسية رائدة. سيلعب المرشح الناجح دورًا رئيسيًا في ضمان التنسيق الفعال للأنشطة اليومية للمدير التنفيذي للعمليات، ودعم المبادرات الاستراتيجية، وتسهيل التواصل بين الأقسام، والمساهمة في تنفيذ الأهداف التشغيلية بسلاسة.

المسؤوليات الرئيسية

• تقديم دعم إداري وتنفيذي عالي المستوى للمدير التنفيذي للعمليات.
• إدارة جدول أعمال المدير التنفيذي للعمليات، والمواعيد، والاجتماعات، وترتيبات السفر، والمراسلات.
• إعداد التقارير، والعروض التقديمية، وأجندات الاجتماعات، ومحاضر الاجتماعات بدقة واحترافية.
• تنسيق التواصل والمتابعة بين المدير التنفيذي للعمليات، ورؤساء الأقسام، والعملاء، والاستشاريين، وأصحاب المصلحة الخارجيين.
• تتبع الأولويات التشغيلية، ومعالم المشاريع، والعناصر الإجرائية لضمان الانتهاء في الوقت المناسب.
• المساعدة في مراقبة أداء الأعمال، وإعداد التقارير التشغيلية، ودعم اتخاذ القرارات الإدارية.
• تنظيم الاجتماعات التنفيذية، وورش العمل، وزيارات العملاء، وفعاليات الشركة.
• الحفاظ على السجلات السرية، والعقود، والوثائق التنفيذية.
• دعم المدير التنفيذي للعمليات في المبادرات الاستراتيجية، ومشاريع تحسين العمليات، والتنسيق عبر الأقسام.
• التواصل مع الهندسة، وإدارة المشاريع، والمالية، والموارد البشرية، وأقسام أخرى لتسهيل الكفاءة التشغيلية.
• أداء واجبات إدارية وتشغيلية إضافية كما يكلف بها المدير التنفيذي للعمليات.

Skills

المؤهلات

• درجة البكاليوس في إدارة الأعمال، أو الإدارة، أو إدارة الهندسة، أو تخصص ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن سنتين كمساعد تنفيذي أو مساعد لمدير تنفيذي من المستوى C.
• تتطلب الخبرة السابقة في شركة استشارات هندسية، أو تصميم هندسي، أو شركة إنشاءات.
• إجادة ممتازة للغة الإنجليزية (حد أدنى مستوى C1) في الكتابة والتحدث.
• إجادة متقدمة في مجموعة Microsoft Office (Word، Excel، PowerPoint، Outlook).
• تعتبر الخبرة في أنظمة إدارة الوثائق ومنصات التعاون ميزة.

المهارات والكفاءات

• مهارات تنظيمية، وتخطيط، وإدارة الوقت استثنائية.
• قدرات قوية في الكتابة والتواصل الشفهي ومراسلات الأعمال.
• القدرة على إدارة أولويات متعددة في بيئة سريعة الوتيرة وموجهة نحو المواعيد النهائية.
• مستوى عالٍ من السرية، والنزاهة، والاحترافية عند التعامل مع المعلومات السرية.
• مهارات تحليلية وحل المشكلات قوية مع اهتمام ممتاز بالتفاصيل.
• القدرة على التنسيق عبر عدة أقسام وبناء علاقات عمل فعالة.
• دافع ذاتي، واستباقي، وقادر على العمل بشكل مستقل مع الحد الأدنى من الإشراف.
• مهارات متابعة قوية والتزام بتقديم عمل عالي الجودة.
• مظهر احترافي مع مهارات ممتازة في إدارة العلاقات مع أصحاب المصلحة.