مساعد مدير عام (أنثى/ذكر)

Job description

Performance et support

Secretariat - Secrétariat

Assistante de Direction Générale F/H

CDI

Employé administratif

Temps complet

Rattaché(e) à la Direction Générale, vous assurez l'assistance et la coordination des activités du Directeur Général et contribuez au bon fonctionnement de la Direction.
Véritable interface avec les interlocuteurs internes, le Groupe et les partenaires externes, vous prenez également en charge l'organisation des visites, réceptions et événements du site ainsi que le suivi administratif, budgétaire et logistique des prestations associées.
À ce titre, vos principales missions sont les suivantes :
1-Assistance et coordination de la Direction Générale
- Gérer et optimiser l'agenda du Directeur Général : réunions, rendez-vous, déplacements et échéances ;
- Organiser les réunions et déplacements professionnels et assurer la logistique associée ;
- Établir et suivre les notes de frais liées aux déplacements professionnels ;
- Préparer et mettre en forme les courriers, présentations, comptes rendus et dossiers de la Direction Générale ;
- Assurer la circulation des informations entre la Direction Générale, le Headquarter, les différents sites et les interlocuteurs internes et externes ;
-Développer et entretenir un réseau de coordination avec les assistant(e)s du siège et des autres sites en interaction avec SED Maroc ;
- Garantir la confidentialité des informations et documents traités.
2- Organisation des visites, réceptions et événements
- Organiser les visites clients, Groupe, partenaires et autres visiteurs du site ;
- Coordonner les réceptions, événements internes et externes et temps forts du site ;
- Préparer les programmes et déroulés et piloter l'ensemble de la logistique : accueil, salles, restauration, transport, hébergement, badges et accès ;
- Coordonner les parties prenantes internes et les prestataires externes ;
- Veiller à la qualité de l'accueil et au respect de l'image et des standards Safran.
3-Gestion administrative, budgétaire et suivi des prestations
-Assurer le suivi du budget et des dépenses de la Direction Générale et produire un reporting régulier ;
- Établir et suivre les demandes d'achats liées à la Direction Générale, aux visites et aux événements ;
- Suivre les devis, commandes, réceptions, factures et paiements en coordination avec les équipes Achats et Finance ;
- Assurer le suivi des prestataires et veiller à la bonne réalisation des prestations ;
- Anticiper les écarts budgétaires et assurer la clôture administrative des demandes.
4-Coordination du courrier et des besoins logistiques
-Organiser et coordonner les activités du coursier ;
- Assurer le suivi des courriers, plis, documents, dépôts et retraits ;
- Veiller à la bonne transmission des documents et au respect des délais ;
- Prendre en charge les besoins logistiques ponctuels relevant de votre périmètre.

De formation Bac+3 à Bac+4 en assistanat de direction, management, gestion ou équivalent, vous justifiez d'une expérience réussie dans une fonction d'assistanat de Direction Générale ou de Direction, idéalement au sein d'un environnement industriel ou international.
Vous disposez d'excellentes capacités d'organisation et de coordination et savez gérer simultanément plusieurs sujets avec rigueur et réactivité.
Votre discrétion, sens de la confidentialité, autonomie et excellent relationnel vous permettent d'interagir avec des interlocuteurs de différents niveaux, y compris dans un contexte international.
Vous maîtrisez les outils bureautiques, notamment Outlook, Excel et PowerPoint, et êtes à l'aise avec le suivi administratif et budgétaire.
Une très bonne maîtrise du français et de l'anglais est indispensable.