سكرتاريه تنفيذية (مكتب رئيس مجلس الادارة)

المهام المطلوبة :

• إدارة الوقت والجداول: تنظيم مواعيد واجتماعات الإدارة العليا، وترتيب الاجتماعات الدوريه الأداريه
• تحديد مواعيد المقابلات، واجتماعات المدير، وفقاً لجدول أعماله
• استقبال الرسائل الكتابية، والمكالمات، والفاكسات، ورسائل البريد الإلكترونيّ، وعرضها على المدير في أوقات محددة، والرد عليها
• تنظيم الاجتماعات: إعداد قاعات الاجتماعات، كتابة وتوزيع الأجندة، تدوين محاضر الاجتماعات (Minutes of Meeting)، ومتابعة تنفيذ القرارات الصادرة.
• محاضر الاجتماعات: توثيق محاضر اجتماعات مجلس الإدارة، واللجان المنبثقة عنه (مثل لجنة المراجعة، لجنة الترشيحات)، وصياغة القرارات المتخذة بشكل قانوني ونظامي
• تتبع تنفيذ القرارات: متابعة الإدارات المختلفة في الشركة للتأكد من أنها قامت بتطبيق القرارات والتوصيات التي اعتمدها مجلس الإدارة أو لجان الحوكمة.
• إعداد التقارير والمراسلات: صياغة الخطابات الرسمية، العروض التقديمية، والتقارير الدورية بكفاءة ولغة احترافية.
• إدارة الوثائق والأرشيف: إنشاء وتحديث نظام أرشفة إلكتروني وورقي منظم وآمن يحفظ مستندات وملفات الشركه والملفات الحساسة والتقارير بشكل يسهل الرجوع إليه. والاحتفاظ بجميع المراسلات والوثائق الرسمية المتبادلة مع الجهات التنظيمية والرقابية (مثل العقود والهيئات والوزارات والضرائب
• إدارة الاتصالات: استقبال وتصفية المكالمات الهاتفية، رسائل البريد الإلكتروني، والخطابات الرسمية، وتوجيهها أو الرد عليها نيابة عن الإدارة بعد اعتمادها
• التنسيق اللوجستي: ترتيب سفريات الإدارة العليا، حجز الفنادق، تذاكر الطيران، وإعداد برامج الزيارات الخارجية والزيارات الخاصة بالإدارة.
• الربط بين الأقسام: العمل كحلقة وصل بين الإدارة العليا وباقي الموظفين أو الجهات الخارجية لضمان تدفق المعلومات بسلاسة.
• تقديم التقارير الدورية للمدير عن متابعة العمل والعاملين، وخاصة الموظفين الجدد، والتأكد من سير أعمالهم بالطريقة الصحيحة، ومدى فعاليتهم في أداء عملهم.
• عرض الاقتراحات والشكاوي المقدمة من الموظفين والدوائر المختلفة على المدير

• شهادة جامعية في إدارة الأعمال، السكرتارية التنفيذية، أو أي مجال ذي صلة.
• خبرة عمل مثبتة لا تقل عن [مثلاً: 3-5 سنوات] في مجال السكرتارية التنفيذية أو دعم الإدارة العليا.
• إتقان اللفه العربية والمعرفه بالإنجليزية (تحدثاً وكتابة).
• مهارات ممتازة في استخدام برامج Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• مهارات تنظيمية واستثنائية في إدارة الوقت وتحديد الأولويات.
• مهارات تواصل قوية وقدرة على التعامل مع الشخصيات المختلفة لباقة ودبلوماسية.
• القدرة على العمل تحت الضغط وحل المشكلات بمرونة.

- 5-‎10 سنوات خبرة

- مؤهل عالي

- اعمال ادارية

المتطلبات

• مستوي الخبرة

  خبرة متوسطة

• سنين الخبرة

  5-‎10 سنوات خبرة

• الجنس المطلوب

  لا يشترط

• اللغة الانجليزية

  جيد

• السن المطلوب

  28 - 40 سنة

• الحاسب الآلي

  جيد جدا

• المؤهل المطلوب

  مؤهل عالي

• مايكروسوفت أوفيس

  جيد جدا